Ringkasan Pembelajaran

 PERAMALAN DAN PEREKRUTAN TENAGA KERJA TM 4

3 Penyebab Permintaan SDM :

1. Faktor Eksternal 
   ekonomi, sosial-politik-hukum, teknologi, pesaing
2. Faktor Organisasional
   Rencana stratejik, Anggaran, Ramalan penjualan dan produksi, Perusahaan baru, Desain organisasi dan jabatan.
3. Faktor Angkatan kerja 
   Pensiun, pengunduran diri, pemberhentian, kematian, kemangkiran.

Peramalan ketersediaan (availability forecast) adalah aktivitas untuk memperkirakan kemampuan perusahaan untuk mendapatkan karyawan-karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan, dan dari mana sumbernya. Dalam rangka meramalkan ketersediaan (penawaran SDM).

Peramalan kebutuhan (requirement forecast) adalah aktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi di masa mendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya permintaan akan SDM (the demand for human resources.

Metode Peramalan Kebutuhan

1. Zero-Base Forecasting: menggunakan tingkat kekaryawanan organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan kebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan.
2. Bottom-Up Approach: setiap level yang berurutan dalam organisasi, mulai dari yang terendah, meramalkan kebutuhannya, hingga akhirnya menghasilkan ramalan agregat mengenai karyawan yang dibutuhkan.
3. Hubungan antara Volume Penjualan dengan Jumlah Karyawan yang Dibutuhkan: Salah satu prediktor tingkat kekaryawanan yang paling berguna adalah volume penjualan. Ada hubungan positif antara permintaan produk dengan jumlah karyawan yang dubutuhkan. 
4. Model Simulasi: teknik peramalan dengan melakukan eksperimen mengenai situasi nyata menggunakan model matematis. 

Teknik-teknik peramalan kebutuhan, yaitu :

1. Ramalan para ahli (expert forecast) atau judgement technique.
2. Analisis kecenderungan atau trend analysis.
3. Budget and planning analysis.
4. New venture analysis.
5. Computer analysis.
6. Statistical analysis.
7. Workload analysis
8. Workforce analysis

Analisis Ketersediaan (Supply) SDM dan Kemampuan Perusahaan Teknik analisis yang digunakan yaitu:

1.  Replacment Chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong
2. Replacement Summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan

Penawaran SDM

Alternatif Tindakan jika Diramalkan Defisit (Kekurangan) Karyawan

1. Rekrutmen Kreatif: Pendekatan-pendekatan baru untuk merekrut. Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis yang berbeda dibandingkan pada masa lalu, menggali metode-metode baru, dan mencari tipe-tipe kandidat yang berbeda.
2. Insentif Kompensasi: Karena persaingan yang ketat dalam mendapatkan karyawan pada situasi permintaan tinggi, perusahaan harus mengandalkan insentif kompensasi.
3. Program Pelatihan: Program-program pelatihan khusus diperlukan untuk mempersiapkan orang-orang yang sebelumnya belum mampu bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan.
4. Standar Seleksi yang Berbeda: Memperendah standar-standar kekaryawanan agar cukup banyak orang tersedia untuk mengisi jabatan-jabatan.

Rekrutmen/Penarikan SDM TM 5

Serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yg diperlukan u/ menutupi kekurangan yg diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

Dimensi Dalam Menentukan Kualifikasi Pelamar-Pelamar

1. Kemampuan/ability , mengacu pad kecocokan antara persyaratan –persayatan  pekerjaan dg kemampuan, pengetahuan dan keahlian pelamar.
2. Motivasi , yg mengacu pd kecocokan antara karakteristik pekerjaan dg kepribadian, minat & keinginan pelamar

Saluran-Saluran Rekrutmen Internal 

1. Job Posting, Persediaan keahlian, Rekomendasi karyawan, Nepotisme, Memperkerjakan kembali karyawan.
2. Eksternal
   Walks In, Write , Agen Tenaga Kerja, Pt, Outsorcin, Head Hunter/Perekrut Eksekutif, Militer, Internet, Iklan, Magang

Perekrutan Tenaga kerja yg Lebih Beragam

1. Merekrut orangtua tunggal
2. Para pekerja yang telah berumur
3. Merekrut minoritas dan wanita
4. Bantuan kesejahteraan melalui pekerjaan
5. Para penyandang cacat   

Jenis-Jenis Tenaga Kerja yang Tersedia di Bursa Naker :

1. Pencari kerja tuk pertama kali
2. Mereka yg sudah bekerja tapi tidak puas dengan pekerjaannya
3. Merebut karyawan perusahaan lain
4. Pernah bekerja tapi kini pengangguran akibar pemecatan atau 
5. Rasionalisasi

Masalah Dalam Merekrut Calon Tenaga Kerja

1. Karakteristik Perusahaan Yang Berbentuk Sentralisasi
2. Citra Perusahaan Yang Buruk
3. Kebijakan Kompensasi, Bila Perekrut Tidak Memiliki Otoritas Dalam    Pemberian Gaji
4. Daya Tarik Pekerjaan Yang Kurang Menarik

Orientasi dan Penempatan SDM TM 7

Orientasi adalah upaya pelatihan dan pengembangan awal bagi para karyawan baru yang memberi mereka informasi mengenai perusahaan, jabatan, dan kelompok kerja (Mondy 2008)

Orientasi bertujuan membantu para karyawan baru menyesuaikan diri dengan memperkenalkan mereka pada:

1. Peran mereka masing-masing
2. Organisasi dan kebijakannya
3. Rekan-rekan kerja mereka

Format orientasi bersifat unik untuk setiap perusahaan. Namun beberapa kegunaan dasar diuraikan sebagai berikut:

• Situasi kerja.
  Karyawan baru perlu mengetahui bagaimana jabatannya diselaraskan ke dalam struktur organisasi dan tujuan-tujuan perusahaan.
• Kebijakan dan Aturan Perusahaan.
  Para karyawan harus memahami kebijakan-kebijakan dan aturan-aturan yang terkait dengan jabatannya masing-masing.
• Kompensasi.
  Para karyawan memiliki minat khusus dalam memperoleh informasi mengenai sistem imbalan. 
• Budaya Perusahaan.
  Budaya perusahaan mencerminkan panduan perilaku bagi para karyawan yang meliputi segala sesuatu mulai dari cara berpakaian hingga cara berbicara.
• Keanggotaan Tim.
  Kemampuan dan kemauan seorang karyawan baru untuk bekerja dan berkontribusi dalam tim perlu diperkuat.
• Pengembangan Karyawan. 
  Para karyawan perlu disadarkan akan pentingnya kemampuan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan yang terus-menerus berubah.
• Sosialisasi.
  Untuk mengurangi kecemasan yang mungkin dialami para karyawan baru, perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengintegrasikan mereka ke dalam organisasi informal.  

Manfaat Program Orientasi

• Mengurangi kecemasan karyawan
• Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik
• Karyawan memiliki ekspektasi yang lebih realistis mengenai pekerjaannya
• Mencegah pengaruh buruk dari rekan kerja atau atasan yang kurang mendukung
• Karyawan baru menjadi lebih mandiri
• Karyawan baru bekerja dengan lebih baik
• Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjaan

Penempatan (placement) adalah penugasan (assignment) atau penugasan kembali (reassignment) seorang karyawan pada sebuah jabatan baru.

Jenis – jenis Penempatan

1. Promosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih tinggi, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya. Ada dua jenis promosi:
   - Berdasarkan prestasi
   - Berdasarkan senioritas
2. Transfer: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang setara, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.
3. Demosi: Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih rendah, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

Pelatihan dan Pengembangan TM 9

Pelatihan 

Upaya yang diinisisasi oleh organisasi untuk mendorong pembelajaran di antara anggotanya atau Proses mengajari karyawan baru keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka

Proses Pelatihan 

1. Need Analysis
2. instructional Design
3. Validasi
4. Implement the Program
5. Evaluation

Model Sistem Pelatihan 

1. Tahap 1 Butuh Penilaian
   Analisis Organisasi, Analisis Orang, Analisis Tugas
2. Tahap 2 Rancangan 
   - Tujuan Instruksional 
   - Kesiapan dan Motivasi Trainee
   - Pembelajaran 
   - Umpan Balik dan Penguatan 
   
3. Metode Pelatihan  
   Metode On The Job Pelatihan di tempat Kerja
   - Pembinaan 
   - Rotasi Pekerjaan 
   - Penugasan Khusus
   - Pelatihan Magang 
   - Pembelajaran Informal
   Metode Off The Job
   - Metode studi kasus = Manajer disajikan dengan deskripsi masalah organisasi untuk didiagnosis dan dipecahkan.
   - Game manajemen = Tim manajer bersaing dengan membuat keputusan terkomputerisasi mengenai situasi realistis tetapi simulasi.
   - Di luar seminar= Banyak perusahaan dan universitas menawarkan seminar dan konferensi pengembangan manajemen berbasis web dan tradisional. 
4. Tahap 4 Evaluasi 
   Reaksi, Belajar, Transfer Perilaku, Hasil

Pengembangan manajemen

Setiap upaya untuk meningkatkan manajer saat ini atau masa depan untuk pengembangan manajemen jangka panjang dengan menanamkan pengetahuan, mengubah sikap, atau meningkatkan keterampilan.

Proses pengembangan manajemen terdiri dari

1. Menilai kebutuhan strategis perusahaan
2. Menilai kinerja manajer saat ini
3. Mengembangkan manajer dan manajer masa depan

Penilaian Kinerja TM 10

Penilaian kinerja adalah keahlian yg sulit dan sangat penting dari seorang penyelia

Proses penilain kinerja terdiri dari 3 tahap:

1. Mendefinisikan pekerjaan: Atasan dan bawahan setuju dg kewajiban standar pekerjaan.
2. Menilai kinerja: membandingkan kinerja sesungguhnya bawahan dg standar yang telah ditetapkan
3. umpan balik: diskusi hasil kinerja bawahan dan buat rencana pengembangan yang dibutuhkan

Penilaian pelaksana pekerjaan adalah suatu sistem yang digunakan untuk menilai apakah seorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing  secara keseluruhan.

Penilaian tidak hanya hasil fisiknya tetapi meliputi kemampuan kerja,disiplin,hubungan kerja,prakarsa,kepemimpinan danhal-hal khusus sesuai dengan bidang dan tingkat pekerjaan yang dijabatinya.

Manajemen Kinerja

Sistem manajemen kinerja membantu mengarahkan dan memotivasi para karyawan untuk memaksimalkan usaha mereka dalam mencapai tujuan organisasi. (Schuler & Jackson 2006)

Penilaian kinerja adalah proses formal untuk mengevaluasi kinerja dan memberi umpan balik. (Schermerhorn 1996)

Syarat Penilaian Kinerja

1. Job-related: Mengevaluasi berbagai perilaku kritikal yang dapat menghasilkan kinerja yang sukses.
2. Praktis: Dapat diimplementasikan dengan mudah oleh para evaluator dan karyawan.
3. Interpretasi: keputusan terwujudnya praktik kinerja yang seragam

Prinsip SMART dalam penetapan standar kinerja:

1. Specific: Jelas dan rinci
2. Measurable: Dapat diukur
3. Achievable: Dapat dicapai (berdasarkan kesepakatan antara karyawan dengan atasannya).
4. Berorientasi hasil: Berorientasi pada hasil
5. Jangka waktu: Jelas jangka waktu tergesa-gesa.

Ukuran kinerja (performance measures) adalah nilai atau peringkat yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja.

Dalam merancang sebuah sistem penilaian kinerja yang efektif, kita perlu mempertimbangkan berbagai tantangan berikut ini:

1. Kendala Hukum
2. Bias Penilai
3. Masalah Lintas Budaya

bias penilai (rater biases) yang  paling umum terjadi adalah:

1. Efek hallo, yaitu penyimpangan pribadi / subjektif.
2. The error of central tendency, yaitu penilai tidak senang memberikan layanan jelek atau baik kepada pegawai.
3. The leniency and strictness biases, yaitu penilai terlalu lunak atau terlalu keras.
4. Personal prejudice, yaitu penilaian dipengaruhi oleh prasangka yang tidak baik terhadap suatu kelompok masyarakat.
5. The recency effect, yaitu penilai mendasarkan penilaiannya pada perilaku kerja yang paling akhir terjadi.

Metode - metode Penilaian Kinerja

1. Metode penilaian 360
2. Metode skala penilaian (rating scales method)
3. Metode insiden kritis (critical incident method)
4. Metode esai (essay method)
5. Metode standar kerja (work standards method)
6. Metode peringkat (ranking method)
7. Metode distribusi dipaksakan (forced distribution method)
8. Metode skala penilaian berjangkar keperilakuan (behaviorally anchored rating scale/BARS)
9. Sistem berbasis-hasil (Results-based system)

Imbal Balas Jasa

Kompensasi adalah total dari seluruh imbalan yang diterima para karyawan sebagai pengganti atas layanan mereka.

Tujuan umum pemberian kompensasi adalah untuk menarik, mempertahankan, dan memotivasi para karyawan.

Kompensasi dikelompokkan menjadi:

1. Kompensasi finansial langsung
2. Kompensasi finansial tidak langsung
3. Kompensasi nonfinansial

Keadilan dalam Kompensasi Finansial

1. Keadilan eksternal (external equity): Terwujud ketika para karyawan sebuah perusahaan menerima bayaran yang sebanding dengan para karyawan yang menjalankan jabatan yang serupa di perusahaan-perusahaan lainnya. Survei kompensasi membantu organisasi-organisasi menentukan sampai sejauh mana terwujud keadilan eksternal.
2.  Keadilan internal (internal equity): Terwujud pada sejauh mana tingkat bayaran pekerjaan tersebut adil ketika dibandingkan dengan pekerjaan lain dalam perusahaan yang sama (misalnya, apakah bayaran manajer penjualan adil, ketika dibandingkan dengan jumlah yang didapatkan oleh manajer produksi. Evaluasi jabatan adalah adalah alat utama untuk menentukan keadilan internal. 
3. Keadilan individual (individual equity) merujuk pada keadilan bayaran individu jika dibandingkan dengan yang didapatkan oleh rekan kerjanya atau oleh pekerjaan yang sangat serupa dalam perusahaan tersebut, berdasarkan pada kinerja setiap orang.
4. Keadilan procedural (Procedural equity) : merujuk pada “keadilan proses dan prosedur yang dirasakan yang digunakan untuk mengambil keputusan mengenai alokasi bayaran”

Metode-Metode Evaluasi Jabatan

1. Metode Peringkat
2. Metode Klasifikasi
3. Metode Perbandingan faktor
4. Metode Poin.

Langkah-langkah menciptakan rencana bayaran kompetiti

1. Memilih Benchmark Job
2. Memilih Faktor yang Dapat Dikompensasi
3. Memberikan Bobot pada Faktor yang Dapat Dikompensasi 
4. Mengubah Presentase Menjadi Poin untuk Setiap Faktor
5. Mendefinisikan Derajat Setiap Faktor
6. Menentukan Poin Derajat Faktor untuk Setiap Faktor
7. Meninjau Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan
8. Mengevaluasi Pekerjaan
9. Menggambar kurva Upah Sekarang (Internal)
10. Melakukan Analisis Pasar: Survei Gaji
11. Menggambar Kurva Upah Pasar (Eksternal)
12. Membandingkan dan Menyesuaikan Tingkat   Upah Sekarang dan Pasar untuk Pekerjaan
13. Mengembangkan Grade Bayaran
14. Menetapkan Kisaran Tingkat Bayaran
15. Menangani Pekerjaan yang Tersisa
16. Mengoreksi Tingkat Bayaran yang di Luar Garis

Penetapan harga jabatan (job pricing):

Proses menentukan nilai uang pada nilai jabatan. Dilaksanakan setelah evaluasi jabatan dan nilai relatif dari setiap jabatan dalam organisasi telah ditetapkan. Terdiri atas unsur:

1. Tingkatan bayaran (pay grades):
   Pengelompokan jabatan-jabatan serupa untuk menyederhanakan penetapan harga jabatan
2. Rentang bayaran (pay ranges):
   Mencakup tarif bayaran minimum dan maksimum dengan perbedaan yang cukup antara keduanya untuk membentuk perbedaan bayaran yang signifikan

Menetapkan Harga Pekerjaan Manajerial dan Profesional

Pekerjaan manajerial cenderung lebih menekankan faktor yang lebih sulit untuk dihitung seperti penilaian dan pemecahan masalah dari pada pekerjaan produksi dan administrasi

Bayaran  Berbasis Kinerja

1. Merit Pay: Kenaikan bayaran yang ditambahkan pada bayaran pokok karyawan berdasarkan tingkat kinerja mereka.
2. Bayaran Variabel (Bonus): Penghargaan finansial tahunan sekali bayar , Didasarkan pada produktivitas, Tidak ditambahkan pada bayaran pokok, Tidak berlanjut pada periode-periode berikutnya kecuali karyawan mempertahankan kinerja mereka (tidak seperti merit pay)
3. Piecework:Rancangan bayaran insentif di mana para karyawan dibayar untuk setiap unit yang mereka hasilkan dan  Banyak digunakan khususnya pada bidang produksi/operasi

Rancangan Bayaran Lingkup Perusahaan (Company-Wide Pay Plan) Organisasi-organisasi biasanya mendasarkan rancangan bayaran lingkup perusahaan berdasarkan :

• produktivitas perusahaan
• penghematan biaya
• profitabilitas.

Jenis rancangan ini antara lain:

1. Pembagian laba (profit sharing) Dapat membantu dalam merekrut, memotivasi, dan mempertahankan karyawan, yang biasanya meningkatkan produktivitas
2. Gainsharing
   Memberikan bayaran insentif berdasarkan peningkatan kinerja perusahaan

Karir dan Retensi 

Retensi Pekerja adalah upaya dalam mempertahankan karyawan dalam suatu perusahaan sebagai  seorang tenaga ahli utama

Dalam memperahankan karyawan, perusahaan harus dapat melakukan hal-hal berikut ini :

Motivasi 

Motivasi merupakan proses yang mencerminkaninteraksi antara sikap, kebutuhan, persepis dan keputusan yang terja di dalam diri seseorang.

Motivation factors (faktor-faktor motivasi), menyangkut kebutuhan psikologis seseorang, faktor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara langsung berkaitan dengan pekerjaan.

Fokus dan perilaku Organisasi 

1. Perilaku Organisasi mengamati perilaku individu meliputi sikap, kepribadian, persepsi, pembelajaran, dan motivasi.
2. Perilaku Organisasi berkaitan erat dengan perilaku kelompok yang meliputi norma, peran, pembinaan tim, kepempimpinan, dan konflik.
3. Perilaku Organisasi mengamati aspek- aspek organisasi meliputi struktur, budaya, dan kebijakan serta praktik sumber daya manusia.

Kepuasan kerja merupakan salah satu hal yang berkaitan dengan retensi karyawan.

kepuasan kerja (job satisfaction) sebagai perasaan, respon, reaksi dan sikap karyawan atas berbagai aspek pekerjaan di tempat ia bekerja. Kepuasan kerja terkait dengan sejauh mana individu menyukai atau tidak menyukai pekerjaannya dan berbagai aspeknya. 

Kepuasan kerja mewakili evaluasi individu terhadap pekerjaannya dengan membandingkan antara apa yang diharapkan dari pekerjaan dan apa yang mereka dapat sebenarnya.

program pengembangan karier di perusahaan baik itu melalui peningkatan kompetensi, peningkatan pengalaman kerja, dan peningkatan jabatan secara terpola dan terstruktur akan berpengaruh terhadap masa depan karyawan. Karier dan masa depan yang terjamin membuat karyawan merasa tenang dalam bekerja sehingga karyawan akan yakin untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut. Maka dengan adanya pengembangan karier, program retensi karyawan akan tercapai.

Career Path (Jenjang karir)

Jenjang karir adalah garis perjalanan perkembangan karir seorang karyawan dalam suatu perusahaan dimana dia memulai dari level bawah kelevel yang lebih  tinggi.

1.      Tahap Awal
Melakukan rekrutmen, orientasi dan praktek mentoring yang memberikan tantangan kerja dan tanggung jawab serta umpan balik kinerja yang konstruktif

2.      Tahap pertengahan
Tahap karir pertengahan kerapkali meliputi pengalaman baru seperti penugasan, promosi yang lebih tinggi atau tawaran dari organisasi lain. Tahap ini menandai pembentukan seseorang sebagai  seorang eksekutif dan pengembangan keahlian yang dapat bernilai bagi organisasi serta memberi kontribusi bagi nilai karyawan tsb. 

3.      Tahap akhir
Pemberian pelatihan bagi penerus, pendelegasian tanggung jawab kpd karyawan yunior. Bagi karyawan yg akan pension, melakukan tugas agar tetap produktif dan menyiapkan diri untuk pension yg effektif